Office Administrator

Description du poste
L'Office administrator assure le bon fonctionnement quotidien du bureau en gérant les tâches administratives, en coordonnant les plannings, en gérant les fournitures et en apportant un soutien au personnel et à la direction pour des tâches telles que la réponse aux appels téléphoniques et aux courriels, la planification des réunions, la comptabilité de base et la gestion des dossiers. Il/Elle est le point de contact central pour la communication interne et externe et apporte son soutien au service des ressources humaines et des finances. Principales responsabilités/Tâches clés (détaillées) : Opérations administratives et de bureau :
• Assurer le bon fonctionnement, la coordination et la supervision générale des opérations de bureau.
• Gérer le courrier entrant et sortant, les courriels et les appels téléphoniques.
• Maintenir des systèmes de classement précis (physiques et numériques) et garantir la confidentialité des dossiers.
• Coordonner l'approvisionnement en fournitures de bureau, la gestion des stocks et le suivi des fournisseurs.
• Organiser les réunions, les événements internes et les déplacements professionnels.
• Fournir un soutien administratif à la direction, notamment en matière de préparation des ordres du jour et des documents. Gestion de la sécurité, des installations et des bureaux
• Assurer la gestion de la sécurité des bureaux, y compris la liaison avec les prestataires de services de sécurité et le respect des exigences locales.
• Superviser la location des bureaux, la gestion des baux et la coordination avec les propriétaires.
• Superviser l'entretien des bureaux, les réparations, les services publics et les conditions générales de travail.
• Assurer la coordination de tous les prestataires de services liés aux installations.
• Garantir un environnement de travail sûr, fonctionnel et conforme aux normes pour les employés Gestion de flotte et de mobilité :
• Coordonner la gestion du parc automobile, y compris les véhicules appartenant à l'entreprise et ceux loués.
• Surveiller les documents du véhicule, l'assurance, l'immatriculation et la conformité.
• Coordonner la maintenance des véhicules, le suivi de leur utilisation et la production de rapports.
• Assurer le soutien logistique et de transport lié aux opérations de bureau et commerciales. Visas et Déclarations:
• Coordonner les processus de déclaration des employés conformément à la réglementation locale.
• Gérer les visas du personnel expatrié (y compris les employés chinois et les employés locaux), y compris les renouvellements et le suivi auprès des autorités compétentes.
• Assurer la liaison avec les services d'immigration et les administrations locales, selon les besoins.
• Assurer un suivi et une documentation précise des dossiers relatifs à l'immigration.
• Réserver les billets pour tous les employés de LGCI pour leur voyage d'affaires, y compris les employés chinois et locaux.
• Aider les employés à réserver des hôtels pour leurs voyages d'affaires. Gestion des Fournisseurs et du Réseau Local :
• Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services locaux.
• Rechercher, évaluer et coordonner les fournisseurs conformément aux procédures de l'entreprise.
• Tirez parti d'un solide réseau local pour résoudre efficacement les problèmes opérationnels et administratifs.
• Garantir la qualité du service, la conformité et la maîtrise des coûts. Gestion des Immobilisations:
• Coordonner l'achat, la réception et l'enregistrement des immobilisations.
• Tenir à jour le registre des immobilisations.
• Surveiller la répartition, les mouvements et l'état des actifs.
• Organiser et réaliser des inventaires semestriels et annuels des immobilisations.
• Préparer les rapports d'inventaire et rapprocher les écarts avec le service des finances. Gestion de la Petite Caisse :
• Gérer la petite caisse physique conformément aux politiques de l'entreprise.
• Consignez toutes les transactions avec les pièces justificatives appropriées.
• S’assurer de l’autorisation, de la justification et de la conformité des dépenses en espèces.
• Effectuer des rapprochements et des rapports réguliers au service des finances. Rapports et Coordination:
• Préparer les rapports administratifs, d'inventaire, de flotte et d'activité.
• Assurer une communication rapide avec la direction et le service financier.
• Soutenir les audits, les contrôles internes et les examens de conformité.
• Effectuer toute autre tâche assignée par la direction. Qualifications
• Diplôme d'études secondaires ou licence en commerce, en administration ou dans un domaine connexe
• Compétences en communication écrite pour répondre à la correspondance, préparer des rapports et fournir des informations aux employés, aux clients et aux fournisseurs
• Connaissance des procédures comptables de base, notamment la facturation, le suivi budgétaire, la gestion de la trésorerie et la préparation des notes de frais.
• Solides compétences organisationnelles pour tenir des registres précis
• Aptitudes relationnelles pour faire bonne impression auprès des clients et des fournisseurs et interagir de manière professionnelle avec les employés
• Capacité à mener plusieurs tâches de front et à gérer son temps afin de passer rapidement d'une tâche à l'autre
• Aisance à gérer les informations confidentielles Compétences informatiques :
• Solide connaissance pratique de MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Une expérience des systèmes SIRH, de paie ou administratifs est un atout.
• Capacité à apprendre rapidement les systèmes, outils et procédures internes. Langues :
• Français: Courant (écrit et oral)
• Anglais: Courant
• Chinois: Optionnel / Avantage