RESPONSABLE DE L'ADMINISTRATION DES VENTES

1 MISSION PRINCIPALE Transformer chaque commande client en livraison conforme, facturée et encaissée. Garant du contrôle des ventes et de la séparation des tâches, le Responsable ADV fait le lien entre le client, la direction commerciale, la DGA-T et la comptabilité, de la réception de la commande jusqu'à l'encaissement final, et prépare les supports des missions commerciales. 2 MISSIONS ET TÂCHES DÉTAILLÉES 2.1 Contrôle et enregistrement des commandes ▪ Contrôle la conformité de chaque bon de commande à l'offre validée : prix, quantités, modèles d'automates, licences ZEST, conditions de paiement et de garantie ▪ Lève par écrit auprès du client toute divergence entre commande et offre, et n'enregistre la commande qu'après accord écrit ▪ Enregistre la commande dans l'ERP et le CRM et adresse l'accusé de réception au client sous 48 h ▪ Vérifie que les remises appliquées respectent les délégations des commerciaux et Country Managers ▪ Constitue le dossier de commande unique : offre, bon de commande, accusé de réception, conditions contractuelles ▪ Signale au DCM toute commande reçue sans offre validée ou hors conditions standard avant enregistrement 2.2 Lancement et planification des livraisons ▪ Informe la DGA-T de chaque commande enregistrée pour réservation du stock ou lancement en production ▪ Établit avec la DGA-T et le chef de projet le planning de livraison et d'installation, et le communique au client ▪ Suit l'avancement des commandes en production et en import et informe le client de tout décalage de délai ▪ Prépare les documents de livraison (bon de livraison, liste de colisage, numéros de série) en lien avec la logistique ▪ Vérifie avec la logistique la disponibilité des documents d'import et de dédouanement nécessaires à la livraison 2.3 Recueil des procès-verbaux et facturation ▪ Réunit les PV signés à chaque jalon contractuel : livraison, installation, mise en service, fin de pilote, réception ▪ Déclenche la facturation dès réception du PV signé et transmet le dossier au chef comptable selon PR-FIN-04 ▪ Contrôle la concordance entre facture, commande et PV avant émission, dans le respect de la séparation des tâches ▪ Facture les contrats de maintenance et les licences ZEST selon leur échéancier contractuel ▪ Mesure le délai entre PV signé et facture et signale au DCM tout retard 2.4 Suivi des encaissements ▪ Suit chaque dossier jusqu'à l'encaissement complet et rapproche les règlements reçus des factures émises ▪ Prépare pour les commerciaux et Country Managers la liste des factures échues à relancer ▪ Traite avec le client les litiges de facturation (écarts, avoirs, pièces manquantes) en lien avec la comptabilité ▪ Tient à jour l'état des commandes non soldées et des retenues de garantie à libérer ▪ Prépare pour le DAF l'état mensuel des encaissements attendus par client et par pays 2.5 Appui aux missions commerciales et reporting ▪ Prépare les supports et les offres des missions commerciales (PR-MIS-04) : présentations, fiches produits, modèles de devis ▪ Tient le tableau de bord ADV : délai commande → livraison, commandes conformes, accusés de réception sous 48 h, délai PV → facture ▪ Participe à la revue commerciale sur invitation pour présenter l'état des commandes et des facturations ▪ Archive les dossiers de commande complets et propose des améliorations du circuit ADV 3 COMPÉTENCES ET QUALITÉS ATTENDUES 3.1 COMPETENCES TECHNIQUES
• Administration des ventes
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• Facturation et suivi des encaissements
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• CRM et ERP
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• Lecture des conditions contractuelles
· Relation client 3.2 QUALITES
• Rigueur
• Réactivité
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• Sens du service 3.3 LANGUES
• Français, anglais