Contract Administrator
Il y a 16 heures
Abidjan, Côte d’Ivoire
Parlym
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Présentation du poste
Dans le cadre de ses activités, une entreprise opérant dans le secteur de l’énergie et des hydrocarbures recherche un·e Administrateur·rice de contrats junior pour accompagner les équipes dans le suivi et la gestion des contrats, depuis leur transfert par le service Achats jusqu’à leur clôture, conformément aux procédures internes et aux exigences contractuelles.
Missions principales
• Assister les responsables et utilisateurs de contrats ainsi que le responsable Post-Award dans la gestion des contrats, en veillant au respect des procédures et directives applicables.
• Apporter un appui commercial et contractuel aux équipes et contribuer, si nécessaire, aux négociations et à la résolution des différends.
• Coordonner avec les responsables de contrats, les équipes Coûts et Planning et les fonctions concernées afin d’anticiper les changements contractuels.
• Veiller à l’utilisation conforme des outils ERP et de gestion électronique des documents (GED), ainsi qu’au respect des processus internes.
• Contribuer aux revues de conformité, aux audits contractuels et au suivi de la mise en œuvre des recommandations.
• Participer au partage des retours d’expérience et des bonnes pratiques en matière d’administration des contrats. Responsabilités
• Contribuer au transfert des contrats depuis le service Achats et assurer leur suivi jusqu’à leur clôture.
• Suivre les dépenses par rapport à la valeur contractuelle approuvée et contrôler la durée des contrats ; recommander, le cas échéant, une prolongation ou un avenant.
• Vérifier que les prestataires fournissent les documents administratifs requis et maintiennent à jour les assurances, garanties, autorisations de sous-traitance et justificatifs de compétence exigés.
• Aider les responsables de contrats à contrôler le respect des obligations contractuelles, y compris les exigences en matière de santé, sécurité et environnement (HSE).
• Signaler rapidement toute anomalie, non-conformité, réclamation ou tout différend susceptible de survenir pendant l’exécution du contrat.
• Préparer les courriers contractuels à la demande et tenir à jour les registres de correspondance.
• Gérer les documents contractuels annexes : assurances, garanties bancaires, plans d’exécution et certificats de réception provisoire ou définitive.
• Contribuer à la gestion des risques liés aux contrats après leur attribution et participer aux réunions de lancement ainsi qu’aux réunions périodiques avec les équipes internes et les prestataires.
• Tenir à jour les registres des modifications, avenants, assurances, garanties bancaires et évaluations de performance.
• Analyser les demandes de modification en coordination avec les équipes techniques et les autres services concernés ; vérifier les propositions d’ordres de variation et préparer les documents correspondants.
• Examiner les réclamations et différends, notamment leur recevabilité au regard des dispositions contractuelles.
• Vérifier l’applicabilité des pénalités et remises sur volume prévues au contrat.
• Préparer les évaluations de performance des prestataires, archiver l’ensemble des documents contractuels et transmettre des rapports périodiques aux responsables concernés.
• Assurer la clôture commerciale des contrats et préparer les certificats de réception provisoire et définitive.
Profil recherché
Formation:
Diplôme de niveau licence ou équivalent en économie de la construction, ingénierie, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires ou domaine connexe.
Expérience:
Au moins 3 ans d’expérience en gestion ou administration de contrats, idéalement dans le secteur du pétrole et du gaz, avec une expérience au sein d’une entreprise du secteur. Compétences et aptitudes :
• Bonne capacité d’analyse de documents techniques, scientifiques, financiers et juridiques.
• Connaissances en gestion de projet, suivi de la valeur acquise, gestion des risques et des opportunités.
• Aisance avec les calculs, estimations de coûts, délais, pourcentages, ratios et proportions.
• Maîtrise des outils bureautiques, du courrier électronique, des tableurs, du traitement de texte et des systèmes de gestion documentaire ou de bases de données.
• Capacité à présenter clairement des informations à la direction et aux équipes projet, et à répondre aux demandes ou réclamations courantes.
• Aptitude à résoudre des problèmes pratiques, à interpréter des consignes variées et à gérer plusieurs contrats simultanément.
• Autonomie, proactivité, rigueur, sens de l’organisation, gestion efficace du temps et esprit méthodique. Conditions de travail Le poste est basé à Abidjan, en Côte d’Ivoire, avec une présence sur site résidentielle. Des déplacements professionnels vers différents sites de travail peuvent être nécessaires. Entreprise recruteuse : Entreprise confidentielle du secteur de l’énergie et des hydrocarbures. Intitulé du poste : Administrateur·rice de contrats junior.
• Assister les responsables et utilisateurs de contrats ainsi que le responsable Post-Award dans la gestion des contrats, en veillant au respect des procédures et directives applicables.
• Apporter un appui commercial et contractuel aux équipes et contribuer, si nécessaire, aux négociations et à la résolution des différends.
• Coordonner avec les responsables de contrats, les équipes Coûts et Planning et les fonctions concernées afin d’anticiper les changements contractuels.
• Veiller à l’utilisation conforme des outils ERP et de gestion électronique des documents (GED), ainsi qu’au respect des processus internes.
• Contribuer aux revues de conformité, aux audits contractuels et au suivi de la mise en œuvre des recommandations.
• Participer au partage des retours d’expérience et des bonnes pratiques en matière d’administration des contrats. Responsabilités
• Contribuer au transfert des contrats depuis le service Achats et assurer leur suivi jusqu’à leur clôture.
• Suivre les dépenses par rapport à la valeur contractuelle approuvée et contrôler la durée des contrats ; recommander, le cas échéant, une prolongation ou un avenant.
• Vérifier que les prestataires fournissent les documents administratifs requis et maintiennent à jour les assurances, garanties, autorisations de sous-traitance et justificatifs de compétence exigés.
• Aider les responsables de contrats à contrôler le respect des obligations contractuelles, y compris les exigences en matière de santé, sécurité et environnement (HSE).
• Signaler rapidement toute anomalie, non-conformité, réclamation ou tout différend susceptible de survenir pendant l’exécution du contrat.
• Préparer les courriers contractuels à la demande et tenir à jour les registres de correspondance.
• Gérer les documents contractuels annexes : assurances, garanties bancaires, plans d’exécution et certificats de réception provisoire ou définitive.
• Contribuer à la gestion des risques liés aux contrats après leur attribution et participer aux réunions de lancement ainsi qu’aux réunions périodiques avec les équipes internes et les prestataires.
• Tenir à jour les registres des modifications, avenants, assurances, garanties bancaires et évaluations de performance.
• Analyser les demandes de modification en coordination avec les équipes techniques et les autres services concernés ; vérifier les propositions d’ordres de variation et préparer les documents correspondants.
• Examiner les réclamations et différends, notamment leur recevabilité au regard des dispositions contractuelles.
• Vérifier l’applicabilité des pénalités et remises sur volume prévues au contrat.
• Préparer les évaluations de performance des prestataires, archiver l’ensemble des documents contractuels et transmettre des rapports périodiques aux responsables concernés.
• Assurer la clôture commerciale des contrats et préparer les certificats de réception provisoire et définitive.
Profil recherché
Formation:
Diplôme de niveau licence ou équivalent en économie de la construction, ingénierie, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires ou domaine connexe.
Expérience:
Au moins 3 ans d’expérience en gestion ou administration de contrats, idéalement dans le secteur du pétrole et du gaz, avec une expérience au sein d’une entreprise du secteur. Compétences et aptitudes :
• Bonne capacité d’analyse de documents techniques, scientifiques, financiers et juridiques.
• Connaissances en gestion de projet, suivi de la valeur acquise, gestion des risques et des opportunités.
• Aisance avec les calculs, estimations de coûts, délais, pourcentages, ratios et proportions.
• Maîtrise des outils bureautiques, du courrier électronique, des tableurs, du traitement de texte et des systèmes de gestion documentaire ou de bases de données.
• Capacité à présenter clairement des informations à la direction et aux équipes projet, et à répondre aux demandes ou réclamations courantes.
• Aptitude à résoudre des problèmes pratiques, à interpréter des consignes variées et à gérer plusieurs contrats simultanément.
• Autonomie, proactivité, rigueur, sens de l’organisation, gestion efficace du temps et esprit méthodique. Conditions de travail Le poste est basé à Abidjan, en Côte d’Ivoire, avec une présence sur site résidentielle. Des déplacements professionnels vers différents sites de travail peuvent être nécessaires. Entreprise recruteuse : Entreprise confidentielle du secteur de l’énergie et des hydrocarbures. Intitulé du poste : Administrateur·rice de contrats junior.