Assistant transport

MISSIONS ET RESPONSABILITES Gestion des règlements de fret
• Vérifier les contrats des transporteurs, les factures de transport et les justificatifs de déduction afin de garantir l'exactitude des paiements.
• Initier les demandes de règlement dans le système TMS et assurer le suivi des validations et des paiements.
• Communiquer régulièrement avec les transporteurs concernant l'état d'avancement de leurs règlements.
• Effectuer les relances nécessaires en cas de retard dans les procédures d'approbation afin d'éviter les réclamations et les litiges fournisseurs. Rapprochement des comptes et gestion des fournisseurs
• Effectuer périodiquement le rapprochement des comptes de fret avec les transporteurs et les fournisseurs.
• Identifier, analyser et régulariser les éventuels écarts de rapprochement.
• Traiter les réclamations et les demandes d'informations des fournisseurs.
• Veiller à la fiabilité des données financières et à la qualité des relations avec les partenaires de transport. Gestion des justificatifs et suivi du système TMS
• Vérifier chaque semaine l'exactitude des reçus Swebill et assurer leur téléchargement dans l'interface de réception du système TMS.
• Collecter, classer et archiver mensuellement les pièces justificatives physiques.
• Transmettre les documents nécessaires au service financier.
• Signaler et contribuer à la résolution des anomalies rencontrées lors de l'utilisation du système TMS. Tenue des registres de fret et de trésorerie
• Établir et mettre régulièrement à jour les registres de suivi des opérations de fret (numéros de documents, noms des transporteurs, montants et autres informations pertinentes).
• Enregistrer les reçus signés et assurer le suivi des documents relatifs aux opérations de transport.
• Tenir à jour les registres de caisse sur la base des pièces justificatives de paiement.
• Veiller à la concordance entre les écritures comptables et les soldes de trésorerie réels.
• Garantir la fiabilité, la traçabilité et la disponibilité des documents en cas de contrôle ou d'audit. Conformité et collaboration interne
• Respecter les procédures administratives, financières et les règles de gestion de l'entreprise.
• Collaborer avec le service financier dans le cadre des clôtures et rapprochements mensuels.
• Participer à l'archivage des pièces justificatives ainsi qu'aux audits internes et externes.
• Assurer toute autre tâche connexe relevant de ses compétences et confiée par sa hiérarchie. PROFIL ET QUALIFICATIONS REQUISES
• Être titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2 minimum en Comptabilité, Gestion financière, Audit, Logistique, Transport ou tout autre domaine équivalent.
• Justifier d'une expérience professionnelle de 1 à 3 ans dans les domaines de la comptabilité, du règlement des fournisseurs, du rapprochement des comptes ou de la gestion administrative du transport.
• Une expérience dans le règlement des prestations de transport ou de fret constitue un atout.
• La détention d'un certificat de comptabilité junior serait appréciée.
• Avoir une bonne connaissance des procédures de facturation, de paiement, de rapprochement et de gestion des pièces justificatives.
• Maîtriser les outils informatiques, notamment Excel (RECHERCHEV, tableaux croisés dynamiques, formules de calcul, etc.).
• La maîtrise d'un système de gestion du transport (TMS) constitue un avantage important.
• Avoir une bonne capacité de saisie, de traitement et d'analyse des données. COMPETENCES
• Faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un grand sens des responsabilités.
• Avoir une bonne capacité d'analyse et une aisance dans le traitement des données chiffrées.
• Être capable de gérer les priorités et de travailler sous pression, notamment pendant les périodes de règlement mensuel.
• Avoir un bon sens de la communication et une aptitude à travailler en équipe.
• Faire preuve d'intégrité, de discrétion et de respect des procédures internes.
• Avoir un bon niveau d'anglais, à l'écrit comme à l'oral, serait un atout.