Officier Administratif De La Sûreté

OBJECTIF Sous les ordres et sous la responsabilité des Project Security Managers (SSM), l’Officier Admin de la Sûreté (SAO) s’assure que tous les documents pertinents sont à jour, soumet et suit les demandes de travail et les réquisitions, gère les transferts des personnels du dos avant et après les breaks, valide les accès et sortie du site, suit toute demande ou notification vers le dos, participe à toute formation liée à ses fonctions, respecte la chaîne hiérarchique, suit et planifie les inductions, formations, et réunions des personnels du dos. Il assiste les managers dans leurs missions de protection de tous les personnels concernés, des biens, des opérations, et produits du groupe pour toutes les activités du projet, dans le respect des politiques et procédures établies du groupe et des normes régionales et nationales de sécurité. Il doit respecter les principes volontaires sur la sécurité et les droits de l'homme. RESPONSABILITES PRINCIPALES Législation, conformité aux normes :
• Rendre compte aux managers de tout potentiel risque concernant le respect des principes volontaires sur la sécurité et les droits de l'homme dans le cadre de l’engagement du groupe avec les fournisseurs de sécurité publics et privés ainsi que dans la protection de ses installations et infrastructures. Gestion de la sûreté :
• Démontrer un engagement personnel en matière de sûreté. Respecter intégralement les politiques, règlement et procédures du groupe et veiller à la mise en œuvre.
• Participer à l’achat, à la gestion et à la maintenance des moyens du département de la sûreté. Protection des biens et personnes : Sur la demande de la hiérarchie
• Préparer la mise en place de dispositifs particuliers aux VIPS et aux visiteurs spéciaux (presse, etc.).
• Prendre part à l’organisation des déplacements du personnel du groupe vers / depuis le site.
• En liaison avec les Ressources Humaines, assurer la gestion des personnels et des biens du DOS. Contrôle :
• Effectuer les tâches qui lui sont demandées par sa hiérarchie dans le cadre de ses attributions et toute tâche additionnelle qu'il (elle) jugera nécessaire afin de remplir au mieux sa mission.
• Proposer toute action susceptible de renforcer la sûreté ou de corriger un problème lié à la sûreté.
• Contrôler le travail de documentation imposé à la SSP, et notamment l'enrichissement / l'utilisation conforme des cahiers de consignes, des registres, des fiches de présence. Enquête :
• Fournir à sa hiérarchie tout élément susceptible d'aider à la rédaction des rapports d'enquête.
• Rendre compte de toute information pouvant intéresser la sûreté, concernant des postulants aux postes désignés.
• Signaler aux Managers tout changement de style de vie des employés en fonction à des postes clés. Information :
• Recueillir toute information pouvant intéresser la sûreté et rendre compte immédiatement.
• Participer à la collecte des données nécessaires au suivi des KPIs et des indicateurs de situation. Analyses :
• Informer les Managers de tout nouveau risque ou menace pour le groupe qu’il aurait identifié. Communication :
• Rendre compte aux Managers de toute information importante intéressant la sûreté dans la SAS.
• Rendre compte aux Managers de tout incident, de toute violation des procédures, des règlements, des lois et de tout manquement à la morale.
• Assurer le passage des consignes à la personne le (la) relevant avant tout départ. Gestion du personnel :
• Participer au soutien administratif de l'équipe.
• Encourager et faciliter une communication efficace et positive entre tous les membres de l'équipe, les personnels de la SSP et les départements concernés par la sûreté.
• Aider à identifier les domaines nécessitant des améliorations. Gestion des moyens de la sûreté :
• Soutenir les actions du Superviseur Technique de la Sûreté (STS) et du personnel technique, notamment le déploiement, la mise en œuvre, la maintenance et le maintien en condition opérationnelle des moyens techniques.
• Rendre compte aux Managers de tous les besoins présents ou à venir en matériels, équipements, et consommables. Amélioration continue :
• Sur ordre des Managers, assister les auditeurs dans les aspects pratiques de leur audit (accès, déplacement, etc.).
• Suivre les recommandations relatives à la sûreté émises par les Managers et s'assurer qu'elles soient connues par le personnel du DOS, de la SSP et des FDS. Rendre compte des suggestions et commentaires du personnel concerné. Documentation :
• Participer à la mise à jour de la documentation du département.
• Veiller à l’application des règles de gestion documentaire, qu’elle concerne la documentation papier ou électronique. Les fonctions et responsabilités énumérées ci-dessus sont représentatives de la nature et du niveau du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives. COMPÉTENCES & EXPÉRIENCE

Formation:
• Détention minimum du Baccalauréat (impératif), mais un diplôme universitaire est souhaité.
• Un diplôme ou certificat de formation en secrétariat est recommandé.
• Posséder une expérience professionnelle en secrétariat et maitriser Microsoft Office (impératif).
• Langues : français lu, écrit, et parlé couramment (impératif) ; anglais : connaissances de base (impératif).

Expérience:
• Minimum 2 années d’expérience dans le domaine du secrétariat.
• Savoir effectuer des recherches sur internet et les réseaux sociaux.
• Pouvoir travailler sous pression, dans un environnement multiculturel.
• Être en mesure de communiquer efficacement avec tous les niveaux hiérarchiques du département et de développer des réseaux de communication efficaces au sein des autres départements du Projet.
• Posséder de bonnes compétences conceptuelles et être capable de développer des solutions pratiques et latérales.
• Pouvoir s’adapter dans un environnement de travail en mutation.
• Savoir gérer concomitamment plusieurs projets et tâches.
• Jouir d’une réputation d’intégrité morale et d’éthique.
• Avoir des compétences démontrées en gestion.