Assistant Opérationnel

Sous la supervision du Responsable Animation Points de Vente, l'Assistant(e) Opérationnel(le) est en charge de l’organisation logistique des animations commerciales, de la rémunération journalière des prestataires, de la gestion des calendriers et plannings, ainsi que de la coordination avec les promoteurs et les points de vente. Il/Elle joue un rôle central dans la communication avec les différents acteurs internes et externes afin d’assurer le bon déroulement des opérations sur le terrain.

Le/la titulaire de l’emploi aura notamment en charge de (liste non exhaustive) :

Logistique des animations :

• Coordonner la distribution du matériel d’animation (PLV, échantillons, brochures, etc.) vers les points de vente.
  
• Assurer la disponibilité des produits à promouvoir dans les PDV avant chaque animation.
  
• Veiller à ce que les animateurs/promoteurs aient les outils nécessaires pour les opérations (uniformes, fiches produits, etc.).
  

Gestion des calendriers et planning :

• Mettre en place et suivre les calendriers des animations en collaboration avec le Responsable Animation PDV et les points de vente partenaires.
  
• Assurer que les dates d’animations sont bien communiquées aux promoteurs, aux PDV et aux marques partenaires.
  
• Effectuer un suivi rigoureux des présences des promoteurs sur les lieux d’animation et assurer la gestion des imprévus.
  

Communication interne et externe :

• Servir de point de contact pour les promoteurs prestataires, les équipes terrain, et les points de vente afin de faciliter la communication sur les animations prévues.
  
• Gérer les échanges d'informations entre les différents départements pour une coordination optimale.
  
• Transmettre les instructions et briefs aux équipes terrain en veillant à la bonne compréhension des objectifs de chaque animation.
  

Gestion administrative et paie des prestataires :

• Collecter les documents administratifs des prestataires
  
• Gérer la documentation et les contrats des prestataires (animateurs) en lien avec les actions menées en PDV.
  
• Calculer les salaires journaliers en fonction des heures travaillées et des conditions de la mission.
  
• Assurer le traitement de la paie dans le respect des délais et du processus interne,
  
• Suivre et vérifier les déclarations administratives relatives à la paie des prestataires.
  

Reporting :

• Rassembler et classer les rapports d’animation (feedback des promoteurs, retour des PDV) et préparer des synthèses pour le Responsable Animation PDV.
  
• Assurer les rapports de paie
  
• Assurer le suivi des indicateurs de performance des opérations (nombre d’animations réalisées, volume des ventes, feedback, etc.) et préparer des rapports réguliers.
  

Support aux opérations de terrain :

• Assurer une présence ponctuelle sur le terrain lors d’animations majeures pour s’assurer de la bonne organisation logistique et de la satisfaction des points de vente.
  
• Apporter un soutien administratif au Responsable Animation PDV dans ses tâches quotidiennes, notamment en gestion des dossiers et des outils de suivi.
  

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Profil

Formation et Expérience & connaissance :

·         Bac+2/3 en finance et comptabilité, ressource humaines et communication, logistique et transport ou tout autre domaine pertinent pour le poste

·         Avoir une expérience de 1 à 2 ans dans un poste similaire

·         Connaissance du secteur pharmaceutique est un plus

·         Expérience en gestion de paie est fortement appréciée

·         Connaissance de l’outil informatique

Compétences techniques :

·         Bonne maîtrise des outils bureautiques Word, Excel (tableaux croisés dynamiques, fonctions avancées, gestion de bases de données), PowerPoint

·         Très bonnes notion des calculs de salaires journaliers et des procédures de paie pour les prestataires externes.

·         Capacité à organiser et gérer des calendriers multiples, et à suivre plusieurs projets simultanément

·         Savoir travailler en équipe

·         Bonne capacité à faire un inventaire

·         Excellente capacité de gestion du temps et à gérer plusieurs missions simultanément.

Compétences relationnelles :

·         Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, avec la capacité de gérer plusieurs interlocuteurs de manière courtoise

·         Autonomie, rigueur et sens de l’organisation

·         Capacité à gérer les priorités et à faire face aux imprévus

·         Éloquent

Informations contractuelles

NB : Poste ouvert en interne et en externe. À compétence égale, priorité sera donnée aux candidats internes.