Responsable Administratif et logistique

 Responsabilités principales

Gestion administrative

• Mettre en place et suivre les procédures administratives internes du Centre ODAS
• Assurer la bonne gestion des contrats, conventions et dossiers administratifs
• Veillez à la conformité administrative et juridique du Centre ODAS
• Contribuer à la préparation administrative et logistique de la nouvelle structure du Centre ODAS
• Participer à la mise en œuvre des politiques internes (procédures RH, manuels administratifs et logistiques)
• Soutenir la direction dans l'établissement des bases administratives et logistiques solides de l'organisation
• Développer et tenir à jour les manuels et outils de gestion administrative.

Logistique et appui aux activités

• Planifier, coordonner et assurer la logistique des événements, réunions, ateliers, conférences,et missions régionales et au-delà (réservations, déplacements, hébergements, matériel, visas, etc.)
• Gérer la logistique des déplacements de l'équipe ODAS et des partenaires (billeterie, transport, perdiem, etc.)
• Identifier, contractualiser et gérer les relations avec les prestataires
• Anticiper les besoins logistiques pour garantir la fluidité des activités
• Assurer la gestion logistique des espaces de travail
• Développer des outils de planification et de suivi logistique pour renforcer l'efficacité des activités
• Mettre en place un système de suivi et d'évaluation de la qualité logistique des événements soutenus par le Centre ODAS.

Gestion financière

• Collaborer étroitement avec le responsable financier dans la préparation et le suivi budgétaire
• Assurer le suivi administratif des dépenses logistiques (factures, justificatifs, etc.)
• Contribuer à la gestion des audits internes et externes en lien avec les aspects administratifs et logistiques
• Veiller à l'application rigoureuse des procédures de passation de marchés et d'achat.

Ressources humaines

• Appuyer le processus de recrutement et d'intégration du personnel
• Accompagner le renforcement de capacité de l'équipe sur les procédures internes.

Préparation à la nouvelle structure du Centre ODAS

• Préparer et mettre en place l'ensemble des outils administratifs et logistiques nécessaires à l'autonomisation du Centre ODAS
• Participer aux travaux de structuration légale et administrative du Centre ODAS (statuts, enregistrement, procédures)
• Contribuer au développement d'un système de gouvernance clair (procédures administratives, gestion des ressources matérielles, politiques internes)
• Conseiller la direction sur les besoins en infrastructures, outils et systèmes pour assurer une autonomie efficace
• Assurer la continuité et la fluidité du travail administratif et logistique pendant la phase de transition.

Exigences du poste

Profil recherché

• Diplôme en administration, gestion logistique, management ou domaine équivalent
• Minimum 7 ans d'expérience pertinente en gestion administrative et logistique, dont au moins 03 ans dans une ONG, un réseau ou un mécanisme régional
• Solides compétences en gestion administrative (contrats, procédures, conformité)
• Expérience confirmée dans l'organisation d'événements nationaux et internationaux (minimum 100 participants)
• Solides compétences en gestion des procédures administratives, contrats, RH et suivi budgétaire
• Excellente capacité d'organisation, rigueur et proactivité
• Bonne connaissance du secteur associatif et des dynamiques des mouvements féministes/DSSR est un atout
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à gérer plusieurs priorités simultanément.

Compétences techniques

• Excellente maitrise des procédures administratives, RH et logistiques
• Bonne compréhension des processus financiers et budgétaires
• Capacité à négocier et gérer des contrats avec des prestataires et fournisseurs
• Maitrise des outils informatiques de gestion.

Compétences Clés

• Rigueur et sens élevé de l'organisation
• Sens de la confidentialité et intégrité
• Flexibilité et adaptabilité dans un contexte en évolution
• Capacité avérée à établir des relations de travail positives avec divers partenaires, notamment des parties prenantes de l'État ou du gouvernement national, des organisations locales à but non lucratif et des donateurs internationaux.
• Capacité démontrée à travailler avec et au sein de groupes interdisciplinaires et multiculturels et à créer un environnement de travail positif, notamment grâce à une supervision formative, une communication solide, des approches de leadership non hiérarchiques et la modélisation des valeurs fondamentales du Centre ODAS.
• Un engagement profond en faveur de la santé et des droits sexuels et reproductifs des femmes et des filles (en particulier le droit à l'avortement), de l'équité entre les sexes, des droits de l'homme, ainsi que de la diversité et de l'inclusion, démontré de préférence par une solide expérience professionnelle dans le secteur des ONG en Afrique francophone.
• Maîtrise du français avec d'excellentes compétences en communication et en rédaction.

Autres compétences

• Expérience en animation de réunions d'équipe et de grands groupes
• Connaissance pratique de la suite Microsoft Office, y compris une vaste expérience de Microsoft Excel
• Expérience dans des contextes de transition institutionnelle ou de mise en place de nouvelles structures (atout majeur)
• Bonne connaissance de l'anglais (parlé et écrit)

Environnement de travail :

• Capacité de voyager jusqu'à 20% à l'intérieur et à l'extérieur de la région

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