Responsable de contrats et de fournisseurs

English

• The contract & vendor manager in DCCI will be responsible for managing all aspects of document control related to supplier pre-qualification, tender preparation, bid reviews, and contract administration.
• This role requires an experienced professional who can effectively oversee the documentation processes that support procurement, supplier management, and contract lifecycle management within the organization.

French

• Le gestionnaire des contrats et des fournisseurs au sein de DCCI sera responsable de la gestion de tous les aspects du contrôle des documents liés à la préqualification des fournisseurs, à la préparation des appels d'offres, à l'examen des offres et à l'administration des contrats.
• Ce rôle nécessite un professionnel expérimenté capable de superviser efficacement les processus de documentation qui soutiennent l'approvisionnement, la gestion des fournisseurs et la gestion du cycle de vie des contrats au sein de l'organisation.

Key Duties and Responsibilities

English

• Conduct market research to identify potential vendors and assess their suitability for the company's needs.
• Monitor vendor performance and conduct regular evaluations to ensure service delivery meets established standards.
• Collaborate with various departments to understand their procurement needs and provide tailored vendor solutions.
• Prepare and present reports on contract management and vendor performance to senior management
• Oversee the documentation and process management for supplier pre-qualification, ensuring that all necessary documents are collected, reviewed, and approved in accordance with company standards.
• Ensure all suppliers meet the required qualifications by managing the documentation process, including due diligence checks and compliance with company policies.
• Prepare, review, and finalize tender documents, ensuring clarity, accuracy, and compliance with legal and company requirements.
• Organize and manage the tender review process, ensuring that all stakeholders have the necessary documentation for thorough evaluation.
• Organize and document the bid review process, ensuring all submissions are properly logged, assessed, and stored.
• Facilitate the supplier selection process by providing accurate documentation and records for decision-making, ensuring transparency and adherence to company policies.
• Manage and administer ongoing contracts, keeping track of all contractual obligations, deliverables, and timelines.
• Manage the preparation and distribution of handover certificates and other close-out documents, ensuring they are properly archived.

French

• Effectuer des études de marché pour identifier les fournisseurs potentiels et évaluer leur adéquation aux besoins de l'entreprise.
• Surveiller le rendement des fournisseurs et effectuer des évaluations régulières pour s'assurer que la prestation de services répond aux normes établies.
• Collaborer avec les différents départements pour comprendre leurs besoins en matière d'approvisionnement et fournir des solutions personnalisées aux fournisseurs.
• Préparer et présenter des rapports sur la gestion des contrats et le rendement des fournisseurs à la haute direction.
• Superviser la documentation et la gestion des processus pour la préqualification des fournisseurs, en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient recueillis, examinés et approuvés conformément aux normes de l'entreprise.
• Assurez-vous que tous les fournisseurs répondent aux qualifications requises en gérant le processus de documentation, y compris les vérifications de diligence raisonnable et la conformité aux politiques de l'entreprise.
• Préparer, examiner et finaliser les documents d'appel d'offres, en veillant à la clarté, à l'exactitude et à la conformité aux exigences légales et de l'entreprise.
• Organiser et gérer le processus d'examen des offres, en veillant à ce que toutes les parties prenantes disposent de la documentation nécessaire à une évaluation approfondie.
• Organisez et documentez le processus d'examen des offres, en veillant à ce que toutes les soumissions soient correctement enregistrées, évaluées et stockées.
• Facilitez le processus de sélection des fournisseurs en fournissant une documentation et des dossiers précis pour la prise de décision, en assurant la transparence et le respect des politiques de l'entreprise.
• Gérer et administrer les contrats en cours, en gardant une trace de toutes les obligations contractuelles, des livrables et des échéanciers.
• Gérer la préparation et la distribution des certificats de remise et autres documents de clôture, en veillant à ce qu'ils soient correctement archivés.

Requirements

Education and Work Experience

English

• Bachelor's degree in supply chain, procurement or any related field.
• Minimum of Eight (8) years of experience in document control, with a focus on procurement and contract management, preferably within (agribusiness) manufacturing or industrial environment.

French

• ·Bac+3 en chaîne d'approvisionnement, en approvisionnement ou dans tout domaine connexe.
• Minimum de huit (8) ans d'expérience en contrôle de documents, avec un accent sur l'approvisionnement et la gestion de contrats, de préférence dans un environnement manufacturier ou industriel (agroalimentaire).

Skills and Behaviours

English

• Deep understanding of procurement processes, contract management, and supplier relationship management.
• Good technical understanding and can pick up new tools quickly and collaborate with diverse stakeholders.
• Expertise in document control processes, particularly within procurement and contract management environments.
• Proficiency in document management systems (DMS), contract management software, and Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Certifications: Certification in Procurement, Contract Management, or Document Control is an advantage.
• Familiarity with ISO standards and other industry specific documentation practices is beneficial.
• Knowledge/Certification in FEDIC would be an added advantage.
• Excellent communication and people skills
• Aptitude in problem-solving
• Desire to work as a team with a results driven approach
• Proficiency in the use of MS Office Word and Excel, and SAP (SF)
• Fluent in both oral and written English.
• In-depth knowledge of local and DCCI approved QHSE policies and norms
• Good knowledge of ISO standards

French

• Compréhension approfondie des processus d'approvisionnement, de la gestion des contrats et de la gestion des relations avec les fournisseurs.
• Bonne compréhension technique et capacité à choisir rapidement de nouveaux outils et à collaborer avec diverses parties prenantes.
• Expertise dans les processus de contrôle des documents, notamment dans les environnements d'approvisionnement et de gestion des contrats.
• Maîtrise des systèmes de gestion de documents (DMS), des logiciels de gestion de contrats et de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
• Certifications : Une certification en approvisionnement, en gestion des contrats ou en contrôle des documents est un avantage.
• Une bonne connaissance des normes ISO et d'autres pratiques de documentation spécifiques à l'industrie est un avantage.
• La connaissance/certification en FEDIC serait un avantage supplémentaire.
• Excellentes compétences en communication et en relations humaines
• Aptitude à résoudre des problèmes
• Désir de travailler en équipe avec une approche axée sur les résultats
• Maîtrise de l'utilisation de MS Office, Word et Excel, et SAP (SF)
• Maîtrise de l'anglais oral et écrit.
• Connaissance approfondie des politiques et normes QHSE locales et approuvées par la DCCI
• Bonne connaissance des normes ISO

Benefits

• Assurance santé privée
• Apprentissage et développement