Administrative Officer-IFDC Cote D'ivoire

il y a 1 mois

Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire International Fertilizer Development Center Temps plein

About IFDC


IFDC is a public international organization active in 27 countries in Africa, Asia, and America. IFDC uniquely approaches the global issues of food security and poverty by bridging the gap between research and impact, combining science-based innovations, holistic market systems development, an enabling policy environment, and strategic partnerships to assist farmers and countries to identify and scale sustainable agricultural solutions, including improved nutrient use efficiency. These approaches are needed to boost soil health and crop productivity while reducing the environmental impact of fertilizer use. IFDC translates research into action by using locally driven, environmentally sound, and impact-oriented solutions. With our partners, we seek to close the yield gap, eradicate global hunger, safeguard the soil on which our lives depend, and generate economic resilience for farming households and the countries in which they live.


IFDC is currently seeking passionate individuals to join its team, as the organization continues to expand its impact and work towards creating positive changes in agriculture and sustainable soil management across the world.


The incumbent will provide support to the Country Director in-country administration issues while working closely with the Country Procurement Officer by performing an oversight role in the administrative management of the country office and ensuring uniformity and compliance with IFDC policies. She/he is responsible for managing, coordinating, and directing the country office's work in Administration and support such as travel, inventory, vehicles, and drivers.


Responsibilities


Main duties are:


Administrative and Facilities:


1. Serve as the first point of contact for IFDC office. Oversee guest, manage and direct office mailing and communication.

2. Ensure routine maintenance of the office facility and ensure the office meet the required security and health standard.

3. Plan and execute regular and emerging office meetings and events.

4. Develop and implement contextually appropriate and necessary office policies and guidelines alongside appropriate departments (Finance, HR, IT, etc)

5. Work closely with HR team to prepare for and be ready to promptly respond to emergent situations.

6. Support in the onboarding process for new admin staff

7. Responsible for arranging and coordinating in-house and off-site conferences, retreats and other official staff events.

8. Support the Country Director in the coordination of staff meetings.

9. Maintain regular and timely communication with global teams on country administrative and operational matters.

10. Oversee the use of IFDC rooms for staff events (e.g. conference and small meeting rooms) and equipment (e.g. projector, speakers, cameras etc) and ensure they are in good functioning condition.

11. Coordinating the office administrative errands.

12. Responsible for receiving all goods procured in the country and ensure procured goods meet all specifications by requester.

13. Control and manage IFDC equipment, (disposal, inventory and manage fleet of vehicles)

14. Oversee the administration and management of service provider contracts and management of office supplies.

15. Oversee screening and conducting due diligence for all pre-qualified suppliers and vendors.


Staff Travel:


1. Coordinate the stay and visit of office visitors to ensure they are well taken care of pre and during their visit; Arrange travel and hotel reservations, purchase flight tickets, for project staff on official trips and project activities.

2. Handle staff Insurance (Health insurance and Group life/Group Accident Insurances)

3. Coordinate and assist in the logistics arrangements for local and international travel documentation such as visa, passports, accommodation, bus/vehicle hires etc.

4. Contribute to ongoing improvement of travel policy and processes.

5. Work in tandem with AdTrav travel agency to support travel arrangements for IFDC employees and guests. Administer IFDC's internal travel approval process and act as a liaison for the coordination of travel with travel agent and employee.

6. Be the focal point person for visa application processes, accommodation, and local transportation for IFDC visiting staff.


Compliance and Registration:


1. Ensure IFDC Office remains compliant and maintains the necessary registrations and licensees with regulatory bodies, country permits and the government.

2. Work closely with the appointed immigrations consultant/staff to manage Other Country Nationals visa and work permit processes. Keep record of staff visa and work permits timelines and renewal dates.

3. Provide periodic administration reports or as per the need to the Country Director; and

4. Perform any other duties deemed necessary and requested by the supervisors.


Other Responsibilities:


1. Ensure that office is stocked with necessary supplies and all equipment is working and properly maintained.

2. Supervise all the IFDC Drivers and Administration Assistants (if any)

3. Prepare, process, and maintain contract agreements for service vendors, and complete required inspection, quality assurance testing, invoice processing and contract closeouts.

4. Schedules appointments and meetings for the Country Director.

5. In close collaboration with the project administration officer, ensure general day-to-day project administration, including but not limited to purchase of equipment and services, organization of travels, logistics for project activities.

6. Provide support to the Country Director on all other administrative issues (schedules appointments and meetings).


Job Requirements


1. A Bachelor's degree in Business Administration, Business Management, Administration, Supply Chain Management or any other closely related field.

2. A certification in office administration is plus.

3. Over 7 years practical experience in the office management or similar post in the NGO sector.

4. Strong computer skills with experience in MS office software, communication tools (e.g teams, zoom) and internet.

5. Proficiency in English, both in verbal and written communication.

  • Social Policy Officer

    il y a 2 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire UNICEF - United Nations Children's Fund Temps plein

    A country of about 29 million inhabitants, Cote d'Ivoire is one of the most developed countries in West Africa, accounting for more than 40% of the West African Economic and Monetary Union's GDP and exports. The country remains politically stable and recently organized local elections that remained mostly peaceful. The official language of the country is...

  • Social Policy Officer

    il y a 7 jours

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire UNICEF - United Nations Children's Fund Temps plein

    Cette affectation du Programme des Volontaires des Nations Unies s'inscrit dans le cadre du renforcement du positionnement des politiques sociales au sein du bureau UNICEF. La composante Inclusion Sociale couvre des thématiques variées relatives à l'analyse de la pauvreté des enfants, au développement de systèmes et programmes de protection sociale, a...

  • Stagiaire Assistant Informatique et Administratif- Côte d'Ivoire

    il y a 17 heures

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Le stagiaire assistant en informatique et administration apportera un soutien à l'équipe en charge des tâches liées à la gestion des systèmes informatiques et aux activités administratives de l'entreprise.Points importants pour ce poste :Connaissance de base des systèmes d'exploitation (Windows, MacOS) et des applications bureautiques (Microsoft...

  • Office Manager Bilingue-Côte d'Ivoire

    il y a 3 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Assurer la diffusion et la circulation de l'information en interne et en externe| Elaborer et assurer le suivi des budgets et de la comptabilité| Assurer la coordination et la supervision des activités des différents services| Organiser les déplacements professionnels•BAC +2/+3/+4+5 Secrétariat/Assistanat de Direction ou équivalent•5 années...

  • Assistante Exécutive Bilingue- Côte d'Ivoire

    il y a 2 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Recueil, traitement et facilitation de la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale| Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière| Participer à la gestion administrative, financière et/ou des RH de la structure en appliquant les procédures dédiéesBAC +2+3...

  • Chauffeurs Privés- Côte d'Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Assurer les trajets, déplacements de personnes et le transport de marchandises| Nettoyer et entretenir les véhicules| Réaliser des démarches administratives+ 5 ans d'expérience à un poste similaireBonne présentation| Courtoisie| Ponctualité| Discrétion| Conduite sécuriséeCV et Prétentions salariales à envoyer à -

  • Stagiaire Comptable et Trésorerie- Côte d'Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Saisies comptables| Gestion de la caisse | Suivi administratif des financements stock auprès des banques | Rapprochements bancaires.BAC+3/+4+5 en Finance/Comptabilité ou équivalentExcellentes capacités d'organisation, rigueur et dynamismeCV à envoyer à -

  • Chef Comptable Industrie-Côte d'Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Organiser et superviser la collecte et le traitement des informations comptables| Garantir la fiabilité des comptes en conformité avec les législations comptables, sociales et fiscales et veiller au respect des délais| Participer à l'élaboration des budgets annuels et des états financiers| Effectuer les arrêtés et les reportings périodiques|...

  • Stagiaire Assistant Administratif- Côte d'Ivoire

    il y a 3 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Gestion et suivi de la facturation client| Elaboration de rapports de synthèse et de documents divers| Suivi du déploiement de projets| Assistance du chef d'EquipeBAC+2/+3/+4+5 en Finance/Comptabilité/Gestion ou équivalentExcellentes capacités d'organisation, rigueur et dynamismeCV à envoyer à -

  • Stagiaire Comptable et Administratif- Côte d'Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Gestion et suivi de la facturation client| Elaboration de rapports de synthèse et de documents divers| Suivi du déploiement de projetsBAC+3/+4+5 en Finance/Comptabilité ou équivalentExcellentes capacités d'organisation, rigueur et dynamismeCV à envoyer à -

  • Chef Comptable Industrie-Côte d'Ivoire

    il y a 2 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Organiser et superviser la collecte et le traitement des informations comptables| Garantir la fiabilité des comptes en conformité avec les législations comptables, sociales et fiscales et veiller au respect des délais| Participer à l'élaboration des budgets annuels et des états financiers| Effectuer les arrêtés et les reportings périodiques|...

  • Chef Comptable- Assurance IARD-Côte d'Ivoire

    il y a 5 jours

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Organiser et superviser la collecte et le traitement des informations comptables| Garantir la fiabilité des comptes en conformité avec les législations comptables, sociales et fiscales et veiller au respect des délais| Participer à l'élaboration des budgets annuels et des états financiers| Effectuer les arrêtés et les reportings périodiques|...

  • Hôtes/Hôtesses d'accueil- Grande Distribution-Côte d'Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Accueillir les clients| Informer les clients| Répondre aux demandes de renseignements| Orienter les clients | Remplir les fiches de renseignement | Assurer les réservations | Proposer les services de l'entreprise| Gérer le standard| Effectuer les tâches administratives | Réaliser les encaissements| Faire le point de la caisseNiveau BAC Minimum |...

  • Directeur financier

    il y a 2 semaines

    Abidjan, Abidjan, Côte d’Ivoire SGS Temps plein

    Rattaché au Directeur Général, vous serez en charge de :Les responsabilités primairesParticiper en tant que membre de la direction à la planification stratégique, à l'exécution des stratégies et à l'examen des plans et programmes globaux pour assurer la réalisation de la vision, des buts et des objectifs de l'entreprise.Être responsable du...

  • Stagiaire Assistant Informatique et Administratif- Côte d’Ivoire

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Le stagiaire assistant informatique et administratif soutiendra l’équipe informatique et administrative dans diverses tâches liées à la gestion des systèmes informatiques et des activités administratives de l’entreprise. •Connaissance de base des systèmes d’exploitation (Windows, MacOS) et des applications bureautiques (Microsoft Office,...

  • Responsable Administratif et Financier Bilingue

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Contrôler la bonne exécution de la stratégie et des procédures | Définir et suivre la politique de crédit| Assurer les relations avec l’administration fiscale | Élaborer le budget de l’entreprise en conformité avec les choix stratégiques | Suivre la situation de la trésorerie| Superviser les services administratifs du personnel et la gestion...

  • Directeur d'Exploitation H/F

    il y a 1 mois

    ABIDJAN, Côte d’Ivoire Colas Temps plein

      Colas est un leader mondial intégré de la construction et de l’entretien d’infrastructures de transport, présent sur le continent Africain depuis plus de 80 ans.   Les activités de Colas Afrique sont la construction et l’entretien de routes, de plateformes industrielles, d’aménagements urbains...   Présent dans une douzaine...

  • Assistante Exécutive Bilingue- Côte d’Ivoire

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •       Recueil, traitement et facilitation de la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale| Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière| Participer à la gestion administrative, financière et/ou des RH de la structure en appliquant les procédures...

  • Assistante Exécutive Expérimentée Secteur Services- Côte d’Ivoire

    il y a 17 heures

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Recueil, traitement et facilitation de la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction Générale| Instruction des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière| Participer à la gestion administrative, financière et/ou des RH de la structure en appliquant les procédures dédiées BAC +2+3...

  • Chauffeurs Privés- Côte d’Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Assurer les trajets, déplacements de personnes et le transport de marchandises| Nettoyer et entretenir les véhicules| Réaliser des démarches administratives + 5 ans d’expérience à un poste similaire Bonne présentation| Courtoisie| Ponctualité| Discrétion| Conduite sécurisée CV et Prétentions salariales à envoyer à info@jely-group.com

  • Assistant de Gestion

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Assister le Manager dans ses différentes missions| Effectuer des tâches administratives diverses •BAC +4/+5 en Economie/  Finance/Gestion/Comptabilité/Management •Bonne présentation, rigueur, sens de l’initiative et de l’organisation •CV à envoyer à info@jely-group.com

  • Stagiaire Comptable et Trésorerie- Côte d’Ivoire

    il y a 4 semaines

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Saisies comptables| Gestion de la caisse | Suivi administratif des financements stock auprès des banques | Rapprochements bancaires. BAC+3/+4+5 en Finance/Comptabilité ou équivalent Excellentes capacités d’organisation, rigueur et dynamisme CV à envoyer à info@jely-group.com

  • Responsable Marketing

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Améliorer le chiffre d’affaires de l’entreprise | Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre de la politique commerciale| Développer une stratégie de communication et de promotion | Organiser les actions de promotion et de communication| Repérer les segments les plus rentables, proposer des actions de fidélisation ou de relance |...

  • Chef Comptable-Côte d’Ivoire

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Organiser et superviser la collecte et le traitement des informations comptables| Garantir la fiabilité des comptes en conformité avec les législations comptables, sociales et fiscales et veiller au respect des délais| Participer à l’élaboration des budgets annuels et des états financiers| Effectuer les arrêtés et les reportings périodiques|...

  • Stagiaire Assistant Comptable

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Préparation de la documentation nécessaire au Cabinet Comptable| Archivage| Assistance au Responsable Administratif| Gestion la petite caisse| Assistance aux missions du cabinet BAC + 2 / + 3 / +4 / + 5 en Comptabilité/Gestion/RH/ Communication/Commerce/Economie Dynamisme, rigueur, sens de l’organisation Bon relationnel Maîtrise de l’outil...

  • Chef Comptable- Assurance IARD-Côte d’Ivoire

    il y a 5 jours

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    •Organiser et superviser la collecte et le traitement des informations comptables| Garantir la fiabilité des comptes en conformité avec les législations comptables, sociales et fiscales et veiller au respect des délais| Participer à l’élaboration des budgets annuels et des états financiers| Effectuer les arrêtés et les reportings périodiques|...

  • Hôtes/Hôtesses d’accueil- Grande Distribution-Côte d’Ivoire

    il y a 1 mois

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Accueillir les clients| Informer les clients| Répondre aux demandes de renseignements| Orienter les clients | Remplir les fiches de renseignement | Assurer les réservations | Proposer les services de l’entreprise| Gérer le standard| Effectuer les tâches administratives | Réaliser les encaissements| Faire le point de la caisse Niveau BAC Minimum |...

  • Directeur financier

    il y a 2 semaines

    Abidjan, Côte d’Ivoire SGS Temps plein

    Rattaché au Directeur Général, vous serez en charge de : Les responsabilités primaires Participer en tant que membre de la direction à la planification stratégique, à l’exécution des stratégies et à l’examen des plans et programmes globaux pour assurer la réalisation de la vision, des buts et des objectifs de l’entreprise. Être responsable...

  • Responsable Administratif

    il y a 2 semaines

    Abidjan, Côte d’Ivoire JELY GROUP Temps plein

    Sous la Responsabilité de l’Administrateur Directeur Général vos principales attributions seront les suivantes : Supervision Comptabilité|Finance| Trésorerie| Moyens Généraux et Fournisseurs|Administration du Personnel| Contrôle de Gestion| Processus Budgétaire + 8 années d’expérience dont 2 ans minimum à un poste similaire Une Expérience en...